5 tips voor een succesvolle digitale kick-off of live event

Met ervaringen van de digitale kick-off bijeenkomst van Laurens Wonen te Rotterdam in samenwerking met HC&H Consultants.

Veel corporaties ervaren vertraging bij lopende of nog te starten projecten door de getroffen coronamaatregelen. We zijn nu twee maanden verder en zien dat het uitstellen van kick-offs en events niet langer wenselijk is. Met veel creativiteit worden andere oplossingen gezocht om voortgang te boeken en de bedrijfsvoering te continueren. Donderdag 30 april heeft Laurens Wonen een digitale kick-off sessie gehouden voor haar personeelsleden met MS Teams Live Events. In dit artikel vertellen we je hoe Laurens Wonen dit heeft aangepakt en welke rol HC&H hierin heeft gespeeld.

  1. Plan wel de digitale kick-off bijeenkomst

Dit lijkt een eenvoudig punt maar we zien dat veel klanten nieuwe projecten uitstellen. Enerzijds door de onzekerheid dat het coronavirus met zich meebrengt en anderzijds door de oncontroleerbaarheid van de maatregelen. Laat je je als organisatie beperken? Of zie je mogelijkheden om ‘digitaal’ door te gaan met de plannen die er liggen. Benut dit moment om medewerkers te informeren over de plannen en de projecten. Creëer draagvlak voor het project of pre-implementatie en creëer samenhorigheid in deze tijd.

Anil Ishwardat, in de rol van verandercoach bij Laurens Wonen:

“Bij Laurens Wonen is ervoor gekozen om door te gaan met de gemaakte plannen. De projecten voor 2020 zullen niet aan de medewerkers voorbij gaan. Op verschillende manieren zal dit hen raken, des te belangrijk is het om medewerkers mee te nemen in deze veranderingen. Vanuit HC&H is aan Laurens Wonen voorgesteld om de projectenkalender met de medewerkers te delen door middel van een kick-off sessie. Hierbij is het van belang dat het niet een saai, eenzijdige verhaal is met veel zenden, maar dat de medewerkers de mogelijkheid krijgen om input te geven en vragen te stellen.”

  1. Werk met duidelijke tijdblokken en zorg voor afwisseling

Heeft de gemiddelde corporatiemedewerker ook de skills van een presentator of beeld/geluid regisseur? Het antwoord is waarschijnlijk nee. Dit zijn vaardigheden die je juist nu moet aanboren. Een digitale kick-off of live event is wel even wat anders dan een bestuurder die een kwartier op de zeepkist staat tijdens een personeelsbijeenkomst. Presenteren is een vak apart. Vergeet niet het technisch ondersteunen van de digitale meeting. Door vooraf goed na te denken over de inhoud van het programma en de tijdindeling maak je de digitale kick-off interessant en inspirerend.

Anil Ishwardat, in de rol van verandercoach bij Laurens Wonen:

HC&H heeft de nodige ondersteuning geboden aan Laurens Wonen bij het opstellen van de agenda en de bijbehorende tijdsblokken. Samen met de regisseur Ton Ipskamp van Laurens Wonen is de agenda vastgesteld waarbij interactie met de medewerkers een belangrijke voorwaarde was.”

  1. Zorg voor een Energizer indien je merkt dat deelnemers afhaken

Het is niet eenvoudig om de deelnemers continu de aandacht te vragen. Als de bijeenkomst te lang duurt of er wordt teveel gepraat dan bestaat er het risico dat deelnemers afhaken. Dit kun je oplossen door dit te benoemen en met een Energizer.

Anil Ishwardat, in de rol van verandercoach bij Laurens Wonen:

“Houd de gesprekken luchtig, een grapje af en toe maakt het leuk. Zorg voor voldoende afwisseling van sprekers en maak ook ruimte in de agenda voor een pauze. Het is duidelijk merkbaar voor de luisteraars als iemand tekst zit op te lezen of dat het spontaan is. MS Teams biedt de mogelijkheid om naast de presentatie ook de spreker live in beeld te zien en hiermee ook de afwisseling van sprekers.”

  1. Gebruik de online chat voor interactie

Bepaal vooraf hoe je de chatfunctie wilt inzetten. Dit kan door het gebruiken van specifieke momenten waarop je de deelnemers een vraag stelt en laat antwoorden via de chatfunctie. Betrokken zijn helpt medewerkers om de stappen vooruit te begrijpen.

Anil Ishwardat, in de rol van verandercoach bij Laurens Wonen:

“Met een live event van ongeveer 40 deelnemers is alleen de microfoon van de spreker open om focus te houden en te voorkomen dat het chaotisch wordt. Laurens Wonen heeft ervoor gekozen om naast de spreker, twee MT leden in te zetten om vragen tijdens de sessie direct te kunnen beantwoorden. Hierdoor blijft er voldoende voortgang in de sessie. Ook de spreker heeft natuurlijk zicht op wat er binnenkomt aan vragen. Als het bijvoorbeeld in de chat heel rustig is, kan er een extra oproep worden gedaan. Bij Laurens Wonen kon er deze manier voldoende interactie blijven met de medewerkers.”

  1. Neem het live event op

Neem de kick-off/het live event op (via de functionaliteit in de tool) zodat deelnemers het verhaal kunnen terugkijken of voor degene die de kick-off hebben gemist. De opname helpt ook om je vaardigheden als presentator/regisseur te verbeteren. In verband met de privacywetgeving is het verplicht om te melden dat er opnamen worden gemaakt. Je kunt ervoor kiezen om dit vooraf te doen (in de uitnodiging bijvoorbeeld) of bij aanvang van de sessie.

Anil Ishwardat, in de rol van verandercoach bij Laurens Wonen:

“Vastlegging is essentieel voor het verdere verloop. Je kan terugkijken en herhalen. Ook komen hier de afspraken en besluiten duidelijk naar voren.”

Neem contact op met HC&H Consultants
Wil je meer weten over de wijze waarop Laurens Wonen de kick-off bijeenkomst heeft gehouden? Of start er binnenkort een project? Neem gerust contact op met Business Consultants Anil Ishwardat (rol bij Laurens wonen: verandercoach) of met Marjolein Kronenburg (rol bij Laurens Wonen: consultant pre-implementatie).