8 platforms naast Microsoft Teams om digitaal te vergaderen

In de afgelopen weken en de komende periode wordt er veel vanuit huis gewerkt. Bij werken hoort ook overleggen met collega’s en/of externen. Sommige corporaties hebben ervaring met op afstand vergaderen, anderen hebben dat niet. We zien dat in snel tempo veranderen. De meeste corporaties gebruiken Microsoft Teams, maar er zijn meer mogelijkheden. Aan sommige platforms zijn kosten verbonden en anderen zijn gratis. Gratis versies zijn vaak handig om mee te experimenteren.

In de onderstaande opsomming vind je een aantal alternatieven inclusief een aantal voor- en nadelen. Zoals ook in normale omstandigheden moet je rekening houden met informatiebeveiliging en privacy. Op afstand vergaderen is voor velen nieuw en wordt massaal ingezet, zowel privé als zakelijk. Organisaties, zoals Bits of Freedom, zijn op dit moment bezig met onderzoek naar veilig werken met deze tools.

1. Google Hangouts

Google Hangouts is te gebruiken met een Google-account. Voordelen zijn dat Google Hangouts te gebruiken is op laptops met Windows en MacOS. Daarnaast is het ook beschikbaar op smartphones en tablets met Android en iOS. Het biedt de mogelijkheid om te chatten. Corporaties waar Google Hangouts gebruikt wordt, zeggen dat het zeer gebruiksvriendelijk is op alle type apparaten. Nadelen zijn dat je een Google-account nodig hebt en dat het aantal deelnemers voor de gratis versie beperkt is tot maximaal 10.

2. Skype

Skype is een oude bekende en wordt al jaren gebruikt. Skype is te gebruiken via laptops met Windows en MacOS en op smartphones en tablets met Android en iOS. Het biedt de mogelijkheid om te chatten en bestanden te delen. Nadelen zijn dat gebruikers de Skype-software op hun apparaat dienen te downloaden. Daarnaast is de verwachting dat Microsoft Skype for Business halverwege 2021 niet meer zal ondersteunen. Gebruikers moeten dan overstappen naar Teams.

3. Zoom.us

Zoom is een tool die via de browser werkt. Daarnaast zijn er ook apps voor Android en iOS. Zoom is gratis te gebruiken.  De gratis versie heeft wel enkele beperkingen, zoals dat de call gemaximeerd is tot 40 minuten. Zoom heeft een Outlook plugin die het makkelijk maakt om een vergadering te plannen. Je hebt geen Zoom-account nodig om mee te doen aan een videogesprek. Zoom biedt ook de mogelijkheid om bestanden te delen en te chatten. Door het afsluiten van een abonnement zijn er meer mogelijkheden; het maximaal aantal deelnemers vervalt bijvoorbeeld. Redactioneel: in de afgelopen dagen is Zoom in het nieuws gekomen vanwege de omgang met data. Het is dan ook van belang om de ontwikkelingen te (blijven) volgen alvorens een besluit te nemen om van Zoom gebruik te maken.

4. Slack

Slack is een samenwerktool die de mogelijkheid biedt tot videovergaderen. Er is een betaalde – en een gratis variant. Bij de gratis versie kunnen maximaal 15 gebruikers deelnemen aan een overleg. Deelname is mogelijk zonder Slack-account. Ook is er de mogelijkheid om bestanden te delen, maar de opslagruimte is beperkt tot 10Gb. De betaalde versie biedt meer mogelijkheden qua opslagruimte en aantal deelnemers.

5. Jitsi.org

Jitsi is een gratis en open source platform om online gesprekken te voeren, te videovergaderen en te chatten. Bits of Freedom raadt deze tool aan als privacy-vriendelijk. Het wordt aangeboden op Windows, Android en iOS. Een account aanmaken is niet nodig. Het is meteen te gebruiken. Een nadeel is dat het instabiel kan worden bij 25+ deelnemers.

6. FaceTime

FaceTime is een bekende tool voor gebruikers van Apple-producten. Voor MacOS en iOS-gebruikers is de tool gratis. Deelnemen kan alleen met een Apple-account. De tool wordt als gebruiksvriendelijk ervaren.

7. Webex.com

Webex is een tool van Cisco met verschillende versies, ook een gratis variant. Met de gratis variant zijn vergaderingen tot maximaal drie personen mogelijk. Ook is er de mogelijkheid tot chatten en bestanden delen.

8. GoToMeeting.com

Deze website is helemaal gericht op video-conferencing. Er is een gratis versie beschikbaar, waarbij tot 50 mensen kunnen deelnemen aan een gesprek. GoToMeeting is onderdeel van een groter geheel. Dit bestaat ook uit GoToWebinar en GoToTraining. Voor organisaties die ook hierin geïnteresseerd zijn, kan GoToMeeting interessant zijn.

Wil je nog mogelijkheden voor video-conferencing? Een gedetailleerd overzicht van mogelijkheden vind je hier op Wikipedia.

Heb je nog vragen naar aanleiding van dit artikel? Of wil je meer weten over remote vergaderen? Neem dan contact op via 078-6810800 of e-mail info@hcenh.nl.