CONTINU VERBETEREN MET LEAN BIJ INTERMARIS

Tijd om het anders te doen
Een reorganisatie, de implementatie van een nieuw ERP pakket, toenemende werkdruk, klanttevredenheid die onder druk staat, geen goede cijfers om te sturen op doelstellingen en onvoldoende zicht op de processenstappen en doorlooptijden; een greep uit alle uitdagingen van het team Reporting en Accounting van de afdeling Finance bij Intermaris. Aanleiding genoeg om aan de slag te gaan met Lean en continu verbeteren. De eerste stap is gezet; de afdeling ziet dat het tijd is om het anders te doen.

Continu verbeteren, wat is dat eigenlijk? Continu verbeteren is het zelf bedenken en realiseren van verbeteracties met betrekking tot het dagelijkse werk, zodat prestaties en werkomstandigheden verbeteren. Klinkt logisch, maar in de praktijk best lastig, want het is altijd druk en er lijkt geen tijd voor verbetering, daarnaast is het ook nodig om er voor open te staan oude gewoontes los te laten.

Wel een begin maar geen eind
Vanuit HC&H is een programma opgesteld om het team Reporting en Accounting op weg te helpen naar een cultuur van continu verbeteren. Deze aanpak kenmerkt zich door de actieve inbreng van medewerkers, de pragmatiek en de snelle resultaten. Een traject van continu verbeteren heeft een begin maar geen eind. Daarom zijn alle activiteiten gericht op borging en continuïteit, ook als de actieve ondersteuning vanuit HC&H beëindigd is.

Afbeelding: het 100 dagen Lean programma van HC&H

In de praktijk
Kort na de kick-off zijn de eerste quick-wins in beeld gebracht door samen de belangrijkste processtromen door te lichten. Er is gekeken naar de impact en haalbaarheid van de acties om vast te stellen wat eerst opgepakt kan worden. Parallel hieraan is door middel van interviews, het bijwonen van overleggen en een gedegen data-analyse een adviesrapport opgesteld met de belangrijkste speerpunten.

Een belangrijk moment is de introductie van de dagstart. Elke werkdag, op een vast tijdstip, met een vaste agenda bij elkaar komen om de dag van gisteren en van vandaag door te spreken. De dagstart is het podium waar gestuurd wordt op de dagelijkse prestaties, waar actief ervaringen worden gedeeld en waar we kort-cyclisch sturen op verbeteringen vanaf het verbeterbord. De ervaringen zijn positief; het team heeft in slechts 3 maanden ruim 30 verbeterpunten, klein en groot, kunnen doorvoeren. Het gaat natuurlijk niet alleen om het aantal of de omvang van de verbeteringen, belangrijk is dat er vooruitgang geboekt wordt: dat geeft energie!

Gaandeweg is een aantal Lean ambassadeurs benoemd die een voortrekkersrol hebben en die het vuur in het team verder aanwakkeren door actief aan te moedigen en successen te delen. De ambassadeurs worden hierin getraind en gecoacht. Tijdens een wekelijks overleg worden de speerpunten uit het adviesrapport en de planning doorgenomen.

Een goede start maar nog veel te doen
Een cultuur van continu verbeteren zit vooral in de houding en het gedrag van de medewerkers. Wij hebben de eerste stappen naar een cultuur van continu verbeteren gezet:

  • ……van “het kan toch niet” naar “wat kunnen we wel doen?”
  • ……van “grote problemen” naar “wat kan ik morgen oppakken?”
  • ……van “onderbuikgevoel” naar “feiten meten”
  • ……van “eilandjes” naar “kennisdelen en elkaar helpen”

Echter, er is nog veel te doen. Bijvoorbeeld de klanttevredenheid. Daarvoor gaan we aan de slag met een klantarena door de klanten letterlijk binnen te halen. Of het elkaar aanspreken. Hiervoor gaan we een feedbacksessie organiseren. Ook dit is allemaal onderdeel van continu verbeteren.

Veranderen doen we als we het echt willen. Het veranderkompas laat zien dat er wel voorwaarden zijn alvorens we echt intrinsiek willen veranderen, maar laat het vooral ook leuk zijn! Intermaris is zover om nu de volgende stap te zetten.

Afbeelding: het veranderkompas

Wilt u meer informatie over Lean en continu verbeteren of over het 100 dagen Leanprogramma? Neem gerust contact met ons. Wij informeren u graag!