Een nieuw ERP-systeem voor MaasWonen tijdens corona

Wat betekent dit voor de medewerkers?

“ICT wordt vaak onderschat en bij kleine woningcorporaties ondergebracht bij de afdeling financiën, terwijl het een kritische succesfactor en een onderwerp is voor aan de bestuurstafel”, zegt Richard de Boer, Directeur Bestuurder van MaasWonen.

MaasWonen is afgelopen maand live gegaan met Dynamics Empire Online. In aanloop naar de livegang zijn medewerkers opgeleid en is Dynamics Empire Online uitgebreid getest. Carlo van den Bergh (Business Consultant bij HC&H) is als projectmanager vanuit MaasWonen betrokken bij het hele project. In dit interview blikken Richard en Carlo terug op het project en de samenwerking.

Wat was de reden voor MaasWonen om een selectietraject voor een nieuw ERP-systeem te starten?

Richard: “We hadden besloten om een professionaliseringsslag te maken. Dan past het heel goed om, naast de kantoorautomatisering, te kijken of we het goede primaire systeem hadden. We kwamen tot de conclusie dat dat niet zo was. Het bleek dat de huidige functionaliteiten enorm achterbleven bij de ERP-pakketten van andere partijen.”

Welke voordelen zie je van het nieuwe ERP-systeem?

Richard: “In het nieuwe pakket zit een best practice en werken we in de Cloud. De best practice brengt ons de mogelijkheid om onze processen te professionaliseren. De Cloud is een thema dat bij MaasWonen past: kantoorautomatisering zit al in de Cloud. Het voordeel is dat je plaats- en tijdonafhankelijk kan werken met een iPad, laptop of telefoon. Voor een kleine organisatie als MaasWonen is het ontzettend prettig om te weten dat gegevens in de Cloud beter beschermd zijn dan wanneer wij zelf het beheer organiseren.”

Carlo: “Op het gebied van flexibiliteit, schaalbaarheid en toekomstvastheid van de softwareontwikkeling en beveiliging biedt het nieuwe ERP-systeem veel voordelen.”

Het lijkt een grote stap naar een nieuwe manier van werken. Hoe ervaren de medewerkers dit?

Richard: “We begeleiden medewerkers bij het digitale denken en werken. We hebben input opgehaald bij iedereen die er straks mee gaat werken. Ze staan daardoor volledig achter de gemaakte keuze. Ik ben trots op de wijze waarop medewerkers die stap nu maken. Aan inzet en commitment ligt het niet. Het is een enorme stap voor ons om nu in de Cloud te werken met een modern ERP-pakket. De hele factuurstroom gaat bijvoorbeeld nu digitaal en dat is een hele verandering met ons vorige systeem, waarin facturen werden uitgeprint en met een blokstempel naar het volgende bureau gingen…”

Wat betekent dit voor de klanten van MaasWonen?

Richard: “Wij gaan in eerste instantie behoudend over. Het eerste wat klanten gaan merken is dat wij de InspectieApp implementeren en deze ook op locatie gaan gebruiken. Nieuwe functionaliteiten rondom de website en reparatieverzoeken zijn later gepland.”

Carlo: “Dit is een goede lijn. Als je intern gaat automatiseren en inrichten dan gaan er weleens zaken mis. Je wil niet dat dit merkbaar is voor de klant. Daarom is het belangrijk om eerst alles goed ingericht te hebben en de data op orde te hebben voordat je de gegevens ontsluit met de huurder.”

Welke vervolgstappen staan er gepland?

Richard: “Als de primaire processen verlopen zoals het moet, dan kijken we naar: hoe gaan we de IT toekomstbestendig inrichten? Gebruiken we het systeem zoals het bedoeld is? En is de informatie ontsloten voor stuur- en verantwoordingsinformatie op orde?”

Hoe gaat het klantcontact straks lopen?

Richard: “Onze senioren groeien mee en gebruiken steeds vaker het internet. Als ongeveer driekwart van onze huurders uiteindelijk digitaal contact met ons heeft zijn we heel tevreden. Met de inzet van de InspectieApp en verhuurApp gaan wij het klantcontact opnieuw inrichten; zoals het ophalen van de handtekening in de woning bij een nieuw huurcontract. Elk woongebouw van MaasWonen heeft een gemeenschappelijke ruimte. Ik zou daar op termijn een digitaal informatiezuil willen neerzetten waar wij algemene informatie aan de bewoners kunnen verstrekken, zoals wanneer de ramen worden schoongemaakt. Gezien onze doelgroep willen we hier ook zorg en welzijn aan verbinden en daar kan IT een hele mooie rol in spelen.”

Wat heeft de Business Consultant van HC&H voor MaasWonen betekend rondom de implementatie en de veranderingen voor de medewerkers?

Richard: “HC&H heeft bij ons een rol vervuld in het verandermanagement. Wij hebben een speciaal ontworpen certificaat bedacht als diploma om mensen te motiveren en mee te nemen in de veranderingen. En we gaan na de implementatie samen het functioneel beheer opnieuw inrichten. Vanaf het begin hebben wij HC&H bij dit proces betrokken omdat wij niet alle benodigde kennis in huis hebben. Het project zelf kan je ook zien als een intern leertraject en Carlo is hierbij voor ons een mentor. Samen met de interne projectleider Ton Ipskamp vanuit MaasWonen begeleidt Carlo het project en zij vullen elkaar goed aan.”

Afsluitend en terugkijkend, wat wil je zelf nog kwijt?

Richard: “Ik ben onder de indruk geraakt van de medewerkers in de organisatie die zich kwetsbaar hebben opgesteld om toch die stap naar het nieuwe ERP te maken. Dat vind ik toch wel het meest bijzondere van het implementatietraject tot nu toe. Elke verandering is investeren. Daar heb je vertrouwen voor nodig en dat is er, daar ben ik heel blij mee!”

Wat betekent het in de Cloud werken voor woningcorporaties volgens HC&H
‘Minder zelf het beheer uitvoeren en meer het invullen van de regierol richting de leveranciers’

Functioneel beheer:

  • Contract- en leveranciersmanagement
  • Primair verantwoordelijkheid van business, maar vaak ook deels centraal ingevuld
  • Relatie met verantwoordelijkheden in ‘business’ met betrekking tot proces- en data-eigenaarschap
  • Gebruikersondersteuning op proces, applicatie en gebruik data
  • Bottom-up vernieuwing met focus op ‘beter’: procesverbetering, nieuwe release applicaties
  • Rol bij primaire beheerprocessen: incident-, verander-, en releasemanagement
  • Bij applicaties veelal focus op standaard en platformen (zoals Microsoft) en niet op maatwerk

Wil je meer weten over selectie- en implementatietrajecten? Of heb je een project waar je een goede projectleider voor nodig hebt? Neem dan contact met ons op via 078-6810800 of e-mail info@hcenh.nl.