Kiezen voor een nieuw ERP doen we samen bij Helpt Elkander

Marlies Prinsen, Helpt Elkander

“Het keuzeproces voor een nieuw ERP-systeem kun je vergelijken met dat van een auto. Ook dan bekijk je meestal niet één model”, zegt Marlies Prinsen, Administrateur bij Woningstichting Helpt Elkander. Helpt Elkander met 1.400 woningen en 14 medewerkers is gevestigd in Nuenen.

Marlies was de projectleider tijdens het selectietraject van het nieuwe ERP-systeem. Vanuit HC&H heeft Marjolein Kronenburg, Business Consultant, het selectietraject voor Helpt Elkander begeleid. “Ik zorg ervoor dat de projectgroep appels met appels kan vergelijken, zodat de keuze maken makkelijker werd.” In dit interview blikken Marlies en Marjolein terug op het proces en de samenwerking.

Wat was de reden voor Helpt Elkander om een selectietraject voor een nieuw ERP-systeem te starten?

Marlies: “Het stond al jaren op onze planning, maar het was er steeds niet van gekomen. Vijf jaar geleden wisten we dat Tobias, ons huidige ERP-systeem, niet meer doorontwikkeld zou worden. Per 1 februari 2022 loopt het contract met Aareon af. Daarvóór willen we overgaan naar een nieuw ERP-systeem. Vanuit een pragmatische werkwijze hebben we ervoor gekozen om onze keuze te beperken tot twee leveranciers; onze huidige leverancier en een leverancier die in het verleden bij naburige collega corporaties heeft geleverd. Het is net als een nieuwe auto kopen, dan bekijk je er ook meerdere.”

Een belangrijke doelstelling was dat medewerkers hun commitment geven om het implementatietraject volledig te supporten. Waarom hebben jullie hiervoor gekozen?

Marlies: “Bij iedere grote stap die je zet als organisatie is het belangrijk om de medewerkers te betrekken. Draagvlak is onontbeerlijk om later een goed implementatietraject te kunnen doen. Daarom hebben we een projectgroep samengesteld met zeven medewerkers waarin alle bedrijfsonderdelen zijn vertegenwoordigd.”

Hoe hebben jullie het keuzeproces vormgegeven?

Marjolein: “Bij de kick-off hebben we uitgebreid stilgestaan bij: waar is echt behoefte aan? Dit hebben we vertaald naar ERP-doelen. We hebben uitgebreid geïnventariseerd wanneer het ERP-systeem past bij Helpt Elkander en waar het systeem aan moet voldoen. We hebben gedetailleerde productdemonstraties opgezet en ook op die wijze beoordeeld; zoals rapportages, opvoer van projecten, beheren van projecten en het klantsysteem. We hadden veel detailvragen die we vooraf met de leveranciers hadden gedeeld. En die zijn ook allemaal specifiek gescoord. Daarmee konden we de leveranciers en het product beter beoordelen dan als het een overall verhaal van een leverancier zou zijn.”

Marlies: “Het was een open, transparant en zorgvuldig proces. Het verschil tussen de producten werd zo voor de projectleden zichtbaar en dat heeft er toe bijgedragen dat Helpt Elkander unaniem kon gaan kiezen. Het is geweldig dat we nu een keuze hebben gemaakt voor Tobias 365 van Aareon die door iedereen gedragen wordt.”

Wat was de toegevoegde waarde van HC&H?

Marlies: “Wij hadden dit nog nooit eerder gedaan. Marjolein heeft ons heel fijn stap voor stap begeleid. Het is zo geleidelijk gegaan dat je niet het idee had ‘hoe moeten we kiezen?’. Juist omdat we bijvoorbeeld de specifieke vragen voor de leveranciers goed hadden voorbereid, konden we ze vanuit Helpt Elkander goed beoordelen. Doordat de hele organisatie steeds is meegenomen, zijn we tot zo’n goede gezamenlijke keuze gekomen.”

Marjolein: “Het was een prettige ervaring om met Helpt Elkander samen te werken. Alles wat moest gebeuren was stipt op tijd klaar, de inzet was hoog en als we een vraag hadden uitgezet dan werd daar heel adequaat op gereageerd. Ook stelde de projectgroep kritische vragen.”

Wat betekent een nieuw ERP-systeem voor de huurders van Helpt Elkander?

Marlies: “Wij focussen ons nu op het op orde krijgen van de data. Niet alle informatie over onze woningen is nu even handig terug te vinden. Met onze leverancier gaan we bespreken welke sjablonen met welke kenmerken van de woning we het beste kunnen gebruiken om de data op orde te krijgen. Het doel is dat alle informatie voor het uitvoeren van de primaire klantprocessen goed in ons ERP-systeem staat. Als er een huurder belt, dan kun je direct zien wanneer bijvoorbeeld planmatig onderhoud gepland staat of wanneer er klantcontact is geweest en wat er is afgesproken. Het verhuurproces voor bijvoorbeeld nieuwe huurders is met een goede registratie van de woningkenmerken op één plek efficiënter uit te voeren. Het op orde krijgen van de data én houden bevordert de dienstverlening aan huurders, een efficiëntere organisatie en werkplezier onder medewerkers.”

Wat wil je zelf nog kwijt?

Marlies: “Dat het een prettig proces met HC&H was, met dank aan Marjolein. Het ging heel natuurlijk, stap voor stap. Hierdoor voelden wij de druk niet erg.”


Marjolein: ‘Appels met appels vergelijken’

“Na afloop van de productdemonstraties ontstond de vraag bij de projectgroep: wat hebben we gezien en wat krijgen we? Er was wat onduidelijkheid, omdat er veel informatie op de projectgroep af kwam. De projectgroep had vragen als: zit dit onderdeel nu in de basis van het ERP-systeem of is het aanvullend? Producten zijn niet altijd goed vergelijkbaar, het lijkt soms op appels met peren vergelijken. Wat bij de een in het basispakket zit, heeft de ander weer niet en andersom. Ik heb toen het verschil kunnen maken door de producten nog eens heel goed naast elkaar te leggen en appels en appels ervan te maken.”

Wil je meer weten over selectie- en implementatietrajecten? Neem dan contact met ons op via 078-6810800 of e-mail info@hcenh.nl.