KleurrijkWonen selecteert Interforce

KleurrijkWonen verhuurt meer dan 15.000 eenheden in de regio Rivierenland en Alblasserwaard-Vijfheerenlanden. De woningcorporatie uit Tiel zag een aantal ontwikkelingen in de IT-markt en intern. Dit vormde aanleiding voor de organisatie om een kwaliteitsslag te maken in de IT-omgeving. Om dit te bereiken besloot KleurrijkWonen onderstaande activiteiten in één hand te leggen door middel van outsourcing:

  1. Implementatie van Office365 inclusief de digitale werkplek
  2. Het beheer en onderhoud van het serverpark
  3. ICT-servicedesk

Het selectietraject

KleurrijkWonen heeft HC&H Consultants gevraagd een selectietraject te begeleiden, waarbij het doel was om te bepalen welke IT-dienstverlener KleurrijkWonen het beste kan ondersteunen. Een interne werkgroep heeft het selectietraject uitgevoerd. Business Consultant Martijn Goudriaan heeft het proces van de selectie begeleid. Wouter Arts van Smarts IT / Security heeft hierbij technische ondersteuning geboden.

Het selectieproject is begonnen met het uitvoeren van een enquête onder alle medewerkers. Dit is gedaan om het volgende inzichtelijk te maken:

  • Hoe tevreden de organisatie is over huidige IT-voorzieningen;
  • Hoe is de ervaring met de huidige ondersteuning;
  • Hoe, waar en wanneer werken de medewerkers het liefst;
  • Wat zijn wensen van medewerkers;
  • Wat er goed gaat en wat behouden moet worden.

Beoordelingscriteria

Door middel van twee workshops, één met de IT-organisatie van KleurrijkWonen en één met vertegenwoordigers vanuit de hele organisatie, zijn een pakket van eisen en beoordelingscriteria bepaald. HC&H Consultants heeft dit vertaald naar een uitvraag/Request for Proposal (RFP) die naar een shortlist van zes leveranciers verstuurd is. Deze shortlist werd bepaald aan de hand van knock-outcriteria.

De beoordelingscriteria waren:

  1. Continuïteit/veiligheid
  2. Gebruiksvriendelijkheid
  3. Techniek
  4. Partnerschap
  5. Kosten en financiële positie leverancier
  6. Implementatie

Verdiepingsslag

Op basis van de beantwoording van de RFP zijn drie leveranciers, die het beste op de beoordelingscriteria scoorden, gevraagd om hier toelichting op te geven. Daarbij werd KleurrijkWonen de kans gegeven vragen te stellen aan leveranciers. Achteraf zijn de leveranciers beoordeeld. Hierbij bleek dat twee van de leveranciers vrijwel hetzelfde scoorden op basis van de beoordelingscriteria. KleurrijkWonen heeft daarop besloten om met deze twee leveranciers een verdiepingsslag te doen. De verdiepingsslag bestond uit referentiebezoeken en bezoeken aan beide leveranciers. Deels vond dit virtueel plaats vanwege de coronamaatregelen.

Keuze

Ondanks de uitdagingen door de coronamaatregelen, is het selectietraject succesvol afgerond. De uitkomst is dat KleurrijkWonen de keuze voor Interforce heeft gemaakt. De belangrijkste argumenten waren:

  • Technische expertise
  • Partnerschap
  • Invulling eerstelijns ondersteuning
  • Kosten

Na de selectie zijn contractonderhandelingen gestart. KleurrijkWonen heeft aan Annelies van den Berg van HC&H Consultants gevraagd deze fase te begeleiden. Enkele juridische onderdelen van het contract, zoals inkoopvoorwaarden en aansprakelijkheid, zijn na beoordeling door ICT-jurist Eric Verhelst aangepast.

Op 2 juni hebben KleurrijkWonen en Interforce de contracten getekend. Daarmee is de implementatie van de outsourcing begonnen. HC&H Consultants, Smarts IT & Security en Advocatenkantoor Verhelst wensen KleurrijkWonen veel succes met het project en in de samenwerking met Interforce.

Terugblik

De samenwerking tussen de interne projectgroepleden en de twee externe consultants verliep goed. Met de aanwezigheid van Martijn en Wouter was alle benodigde expertise aanwezig. Het traject duurde iets langer dan vooraf gepland doordat we een extra verdiepingsslag in hebben gezet. We zijn nu heel tevreden over het resultaat en hard aan de slag met de implementatie.

– Onno Nieboer, Manager Bedrijf, KleurrijkWonen

Wil je weten wat HC&H Consultants kan betekenen op het gebied van outsourcing? Ben je benieuwd naar de mogelijkheden die HC&H Consultants biedt bij het begeleiden van selectietrajecten? Neem dan contact op met Martijn Goudriaan via 078-6810800 of e-mail martijn.goudriaan@hcenh.nl.