Woonplus is enthousiast over inspecties voor mutatie via Casix app

Woonplus heeft eind 2018 de inspectie-apps van Casix in gebruik genomen. In september startte een werkgroep onder begeleiding van HC&H Consultants met het inrichten en testen van de apps van leverancier Casix. Op 18 december was het moment daar en gingen de apps live. De eerste woonmakelaars en opzichters konden meteen aan de slag met geautomatiseerde mutatie-inspecties. Inmiddels is Woonplus enige tijd live met deze apps en zijn ook de acties die nog resteerden na de laatste sprint en de nazorg goed afgerond.

De werkgroep vertelt over het project, een onderdeel van het programma “Contact op Maat” van Woonplus:

Alles bij de hand
Met de inspectie-apps krijgen de woonmakelaar en opzichter, op een veilige manier, veel meer informatie tot hun beschikking in de woning. Op die manier kunnen zij in de woning handig en efficiënt gegevens van die mutatie vastleggen. Dit scheelt tijd en geld, voorkomt dubbel werk en fouten en het maakt een professionele indruk naar huurders en medewerkers van Woonplus. Wanneer bij een huuropzegging een inspectie wordt gepland, wordt deze automatisch op de iPad van de woonmakelaar en de opzichter geüpload. Op het moment van de inspectie, openen ze de app en zien zij de afspraak inclusief alle noodzakelijke gegevens van de huurder en de woning. Tekeningen, brieven, foto’s en de historie; alles is bij de hand.

De woonmakelaar legt de afspraken, meterstanden en andere relevante gegevens samen met de huurder vast in de app. De opzichter selecteert de gebreken die worden geconstateerd en voegt daar op eenvoudige wijze foto’s en de (vaste) prijzen van de reparaties aan toe. De huurder krijgt een volledig overzicht van alle afspraken via een e-mail. Tijdens de tweede inspectie ziet de woonmakelaar alle gegevens van de eerste inspectie. Op die manier kan hij de inspectie controleren, afronden en de eventuele doorbelasting naar de huurder in gang zetten. Voor de aannemer staat er ook meteen een kant-en-klare opdracht klaar in het ERP-systeem mét foto’s en prijsafspraken. Het voordeel voor Woonplus is dat ze met een druk op de knop beschikking tot een compleet dossier hebben.

Implementatie
De implementatie verliep vlot. Men ervoer dat wanneer een leverancier verstand heeft van de inspectie-processen en onderhoud, het helpt om snel en goed resultaat te halen. Er is ruimte voor eigen werkwijzen en bewezen praktijkvoorbeelden. Nieuwe functionaliteiten, implementeren van wensen en andere toevoegingen gaan snel, zonder hoge kosten en lange doorlooptijden.

“Wat enigszins tegenviel was de complexiteit van de integratie met ons ERP-systeem. Alle services waren standaard, maar ook dan vraagt dat toch de nodige aandacht. Maar samen kom je er gelukkig wel uit” vertelt één van de leden van de werkgroep.

Enthousiast
De werkgroep is enthousiast over het werken met de apps, maar ze willen nog meer bereiken. “We dachten dat we best even zouden moeten wennen, maar dat viel erg mee. We hebben onze medewerkers goed opgeleid en begeleid, dit is een bepalende factor geweest. Nu zien we allerlei nieuwe kansen. Zo zijn we in gesprek met het energiebedrijf om direct met hen te communiceren over meterstanden. Dat scheelt weer intern werk. Ook kijken we naar een nieuwe slimme werkwijze voor ontruimingen.”

Contact op Maat
De inspectie apps vallen binnen een breder programma binnen Woonplus, namelijk “Contact op Maat”. In dit programma vallen ook de versterking van het klantportaal en de opzet van een klantvolgsysteem, activiteiten rondom Dynamics Empire en ketenintegratie onderhoud. HC&H begeleidt dit programma en heeft ook de voorbereidingen en implementatie van de Casix apps begeleid.

Wilt u weten wat HC&H voor uw corporatie kan betekenen, neem dan contact op via 078 – 681 08 00 of e-mail info@hcenh.nl.